Mở quán trà sữa cần chuẩn bị những gì? Hướng dẫn từng bước cho người mới

Rất nhiều người nghĩ mở quán trà sữa chỉ cần có công thức ngon là đủ. Nhưng thực tế, phần lớn quán đóng cửa sớm không phải vì đồ uống dở, mà vì chuẩn bị thiếu, làm sai thứ tự hoặc đánh giá sai chi phí và vận hành. Nếu bạn đang hỏi mở quán trà sữa cần chuẩn bị những gì, hãy bắt đầu bằng việc hiểu đúng: đây là một mô hình kinh doanh, không chỉ là chuyện pha chế.

Dưới đây là hướng dẫn theo từng bước rõ ràng, phù hợp cho người mới bắt đầu.

Bước 1: Xác định rõ mình mở quán cho ai

Trước khi nghĩ đến menu hay máy móc, cần trả lời ba câu hỏi cơ bản: khách chính là ai, họ uống vào thời điểm nào, và họ mong đợi mức giá ra sao. Trà sữa cho học sinh – sinh viên khác hoàn toàn trà sữa cho dân văn phòng hoặc khu dân cư.

Nếu không xác định rõ nhóm khách ngay từ đầu, quán rất dễ rơi vào tình trạng menu lộn xộn, giá không khớp và bán chậm dù không ế.

Theo các nghiên cứu tổng quan về hành vi tiêu dùng trong F&B trên Wikipedia, việc xác định đúng khách mục tiêu quyết định phần lớn khả năng sống còn của mô hình đồ uống nhỏ (https://en.wikipedia.org/wiki/Foodservice).

Bước 2: Lập ngân sách thực tế, không ước lượng cảm tính

Mở quán trà sữa cần chuẩn bị ngân sách cho ít nhất bốn nhóm chi phí: mặt bằng, trang thiết bị, nguyên liệu – bao bì và chi phí vận hành ban đầu. Sai lầm lớn nhất của người mới là dồn tiền cho trang trí, nhưng thiếu tiền để duy trì vận hành vài tháng đầu.

Ngân sách nên được tính theo hướng chịu được ít nhất 2–3 tháng bán chưa ổn định, thay vì kỳ vọng “mở là có lời”.

Bước 3: Chọn mặt bằng phù hợp mô hình, không chọn theo cảm giác

Mặt bằng không cần đẹp nhất, mà cần đúng với nhóm khách. Quán trà sữa bán mang đi cần vị trí dễ dừng xe, dễ nhìn. Quán ngồi lại cần không gian thoáng và không quá ồn.

Rất nhiều quán thất bại vì chọn mặt bằng “thấy đông người” nhưng không đúng tệp khách uống trà sữa.

Bước 4: Xây menu gọn, có món chủ lực

Người mới mở quán thường mắc lỗi làm menu quá nhiều món. Thực tế, menu trà sữa nên bắt đầu với một nhóm món bán đều, thay vì chạy theo trend.

Menu cần có trà sữa nền, trà trái cây và một vài món dễ uống hằng ngày. Mỗi món phải được test kỹ về vị, cost và tốc độ pha.

Theo hướng dẫn mở quán F&B tại Việt Nam của Dcorp, menu gọn giúp quán dễ kiểm soát chất lượng và giảm rủi ro vận hành khi mới mở (https://www.dcorp.com.vn/quy-trinh-mo-quan-cafe/).

Bước 5: Chuẩn bị nguyên liệu đúng mục đích sử dụng

Trà dùng cho quán trà sữa không giống trà uống thuần. Trà nền cần ổn định, đứng vị khi pha với sữa và đá, không chát gắt khi pha mẻ lớn. Chọn sai trà nền là nguyên nhân rất phổ biến khiến quán bán chậm dù công thức không tệ.

Ngoài trà, cần chuẩn hoá sữa, đường, topping và bao bì ngay từ đầu để tránh mỗi ngày một vị.

Bước 6: Trang thiết bị vừa đủ, không mua theo cảm hứng

Quán mới không cần mua máy móc quá nhiều. Chỉ cần đủ thiết bị để pha chế ổn định, vệ sinh và ra ly nhanh. Mua dư máy móc làm tăng chi phí đầu tư ban đầu mà không giúp bán tốt hơn.

Quan trọng hơn máy móc là quy trình pha chuẩn, để ai đứng quầy cũng ra được ly giống nhau.

Bước 7: Chuẩn hoá cách pha và cách bán

Trước khi mở cửa, quán cần có công thức cố định, định lượng rõ ràng và quy trình pha cụ thể. Không nên để mỗi người pha một kiểu. Việc này giúp giữ chất lượng ổn định và kiểm soát cost.

Ngoài ra, cần chuẩn bị cách bán: bán tại quầy, bán mang đi, bán online – mỗi cách có yêu cầu khác nhau.

Bước 8: Chuẩn bị kế hoạch mở bán và giữ khách

Mở quán không chỉ là ngày khai trương. Cần chuẩn bị cách thu hút khách ban đầu và lý do để khách quay lại. Quán mới rất dễ có khách tò mò, nhưng khó giữ khách nếu không có món uống quen thuộc.

Giảm giá chỉ nên là công cụ ngắn hạn, không phải chiến lược dài hạn.

Kết luận: mở quán trà sữa là bài toán tổng hợp

Mở quán trà sữa không khó, nhưng làm thiếu từng bước nhỏ sẽ dẫn đến rủi ro lớn. Chuẩn bị đúng thứ tự giúp bạn tránh lãng phí, giữ chất lượng ổn định và tăng khả năng sống lâu của quán.

Nếu bạn muốn đào sâu hơn về pha chế, chọn trà nền, chuẩn hoá công thức và vận hành quán, bạn có thể đọc thêm trong Cẩm nang pha chế của Trí Việt tại
https://triviettea.com/cam-nang/cam-nang-pha-che/

Và nếu bạn đang tìm trà nguyên liệu ổn định cho quán trà sữa, được làm theo hướng dễ kiểm soát chất lượng và cost, các dòng trà của Trí Việt hiện được giới thiệu tại
https://triviettea.com/san-pham/